Planejamento de gestão do condomínio previne problemas e promove resultados diferenciados para o sindico
O inicio de uma nova gestão condominial deve ser precedida de um planejamento administrativo e tático no sentido de nortear a gestão durante o mandato do sindico.
Em períodos de finalização dos mandatos das gestões de síndicos nos condomínios, as assembleias decidem pela reeleição do sindico com a continuidade da gestão atual, ou ainda pela eleição de um novo gestor.
O que realmente devemos considerar é que independentemente da motivação administrativa de um novo gestor, a organização e o planejamento por parte do síndico são fundamentais para o sucesso de sua futura gestão do sindico.
Imaginemos que, um novo sindico assumiu o cargo apenas em razão da substituição momentânea do sindico impedido temporariamente. Fatalmente sem planejamento e prioridade de execução de demandas o substituto pode incorrer em falhas e comprometer seu breve período.
Uma administração instalada sem um mínimo planejamento administrativo ou que não traga qualquer novidade e proponha mudanças significativas essenciais para o condomínio, enfrentará inúmeros problemas pela falta desta organização e planejamento de suas ações.
No caso de continuidade pela reeleição do sindico, a simples omissão da utilização e introdução desta ferramenta administrativa poderá abreviar o mandato do sindico pela ineficiência da gestão, ou por negligência de procedimentos preventivos e corretivos que evitariam toda a crise.
Diante das evidencias e constatações tácitas das estatísticas desastrosas pela falta de planejamento estratégico administrativo, o sindico por prudência precisa adotar medidas para manter as conquistas de gestões anteriores – se houverem sido realizadas evidentemente – e se possível, alavancar as mudanças com responsabilidade e critério técnico.
A adoção de algumas técnicas podem atenuar problemas rotineiros que se imaginava numa avaliação precoce não ter solução. Criar saídas para o novo mandato, a médio e longo prazo ocasionarão benefícios e poderão até diminuir custos operacionais e ajudar bastante o sindico em seu dia a dia, vejam:
FASES DE IMPLEMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO DE TAREFAS DEMANDADAS
FASE 1 – Criatividade e Acessibilidade
Entusiasmo e motivação para promover a interação com os condôminos informalmente e coletar informações e demandas pretendidas
FASE 2 – Direcionamento
Com os dados coletados dos condôminos passam-se ao direcionamento das tarefas e das técnicas e serem aplicadas para as soluções dos problemas e das realizações futuras
FASE 3 – Delegação
Identificadas as demandas e as tarefas, saber delegar é fundamental para o gestor. Escolher a pessoa certa, a melhor empresa, certamente vai encaminhar a execução correta dos serviços a serem executados e solução da demanda.
FASE 4 – Coordenação
Coordenar e supervisionar as ações administrativas dos colaboradores ou profissionais incumbidos da missão de realizar as tarefas definindo objetivos e metas atingíveis para o efetivo cumprimento dos prazos e compromissos assumidos perante os condôminos.
FASE 5 – Controle e Ajuste
Controlar e ajustar as atividades por meio de relatórios e gráficos ou ainda por informações práticas dos executores operacionais visando ajustar possíveis falhas na elaboração inicial, determinam os ajustes no curso da execução do planejamento e evitam custos adicionais ao projeto.
FASE 6 – Apuração de Resultados Obtidos
Apurar e mensurar os resultados obtidos após a conclusão das tarefas planejadas, proporciona a tomada de futuras decisões administrativas pautadas em números reais, podendo para tanto corrigir eventuais erros de procedimento, reprogramar novas ações e garantir sua executividade com baixo custo.
Organização na gestão condominial é o maior legado. Com um condomínio organizado o sucesso da administração do sindico é consequência. Imagine ainda se for possível aliar organização administrativa com um planejamento estratégico na gestão.
Todos os passos da gestão mapeados e definidos de maneira profissional, facilitam as tomadas de decisões com base nos resultados obtidos e vão balizar as ações e prioridades futuras da gestão condominial, então síndicos, mãos a obra!
